各学院(部)、各有关单位：

学生人事档案是记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现、以学生个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录,是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才、沐鸣规范办学、加强管理的重要依据。为入学的新生建立好个人档案，是沐鸣的责任和义务，也是学生管理工作中的重要事项。为了做好2023级本科生、硕士生、博士生的新生档案材料归档工作，现将有关事项通知如下：

一、为顺利开展2023级新生档案材料整理、归档工作，请各学院（部）2023级新生辅导员加“学生档案归档业务交流”QQ工作群：667398794，于9月14日（星期四）下午3:00参加腾讯视频会议线上培训，腾讯会议号：451648465

二、新入校学生人事档案材料归档工作执行“学院（部）归档”制度，即在沐鸣档案馆的统一部署下，各学院（部）负责落实学生人事档案管理工作人员，负责对学生人事档案的收集、审核、整理、档案信息登记和录入系统、移交归档等工作,负责对参与此项工作的人员做好政治把关、纪律要求和监督检查等工作，其他相关职能部门协助做好归档。

三、新入校学生人事档案的接收和审核

（一）新入校本科生档案材料一般由学生原所在档案管理单位提供（提供档案的部门须用专用档案袋密封并加盖密封章），学生提取档案后本人携带到校（不可拆封），于开学报到时由各学院（部）负责接收、登记、核对（与档案袋列明材料内容进行清点核对）和审核。

（二）新入校研究生档案材料由原档案管理单位以机要件投寄或中国邮政特快专递（EMS）高校学生人事档案专用通道（拒收平邮或自带）至沐鸣档案馆学生档案室，档案馆负责接收登记，各学院（部）负责整理、审核与移交。

（三）各学院（部）学生人事档案管理人员须及时处理档案审核中发现的问题，学生人事档案未密封的，各学院（部）不予接收、整理、归档，并告知学生须将档案退回原档案管理单位审查无误、密封完整后，再按以上本科生、研究生新生档案接收流程办理接收与审查。发现档案材料有问题、缺失的，应及时告知学生回原档案管理单位办理材料补齐手续。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案袋目录上做出标注，并在档案移交时进行说明。

（四）党团员档案材料审核。各学院（部）党委负责学生党员档案的建立工作（包含材料的审核、补充、完善、整理、保管、归档等）。新入校新生如为正式党员，其党员档案在开学2个月内经各学院（部）党委严格审核后（包括党员档案信息采集，如申请入党时间、预备党员时间、转正时间等））由档案馆保管；新生如为预备党员，其党员档案与档案馆学生档案室办理转交手续后由各学院（部）党委管理（包含材料的审核、补充、完善、整理、保管、归档等），并于学生毕业当年经各学院（部）党委审核无误后，向档案馆办理移交手续。各学院（部）分团委负责新生团员档案的审核后（包括团员证号信息采集）由档案馆管理。

（五）新入校学生人事档案审核内容与要求按《沐鸣 -（沐鸣娱乐新篇，由此开启】学生人事档案管理办法》（师政办〔2021〕18号）执行，特别需注意档案材料的真实性（材料是否办理完毕、手续完备的正式有效文件、是否原件、学生基本信息关联性是否吻合、是否密封）、齐全性（材料是否符合归档范围）、完整性（材料是否履行了签字盖章等程序）。各学院（部）对新入校的学生人事档案按要求审核通过后，及时换装沐鸣统一且规范的学生人事档案专用袋，并按要求填好档案袋内容信息、登录学生档案系统录入信息后向档案馆办理移交存档手续。

四、新入校学生人事档案的整理与归档

各学院（部）按照档案馆规定的新生档案材料归档范围及要求进行收集、审核、整理、信息录入系统工作。研究生院与教务处等相关部门按时按质做好新生招生材料移交。本科新生的档案材料收集、审核、整理、信息录入系统工作在各学院（部）进行，研究生新生档案审核、整理和信息录入系统工作在档案馆进行。获取登录系统账号与密码请与学生档案室联系。新生档案材料归档范围和要求及移交归档的时间安排详见附件1，学生档案信息录入系统操作说明详见附件3。

五、新生档案整理后，由新生辅导员向学生反馈新生档案归档信息。对未交或缺、漏档案材料者，学院（部）要通知学生本人在2个月内补交。研究生须要求出具档案材料的单位以机要件投寄或中国邮政特快专递（EMS）高校学生人事档案专用通道（拒收平邮或自带）至沐鸣档案馆学生人事档案室，收到档案材料后各学院（部）到档案馆学生档案室开展审核整理归档等工作。未交齐材料，导致日后不能办理有关事务的，由学生本人负责。

六、沐鸣 -（沐鸣娱乐新篇，由此开启】学生入学登记卡（本科）归档要求：登记卡信息填写从迎新系统采集（已上传证件照，不允许另粘贴），由学院（部）打印一式两份，学生本人签字并加盖学院（部）公章（盖章处统一为右下角），一份归入学生档案袋；另一份以专业分类，按学号（从小号到大号）排序整理成册，移交至档案馆806室，同时附纸质版学生名单与电子版学生名单（含学号+姓名+专业+页码，excel格式）以“学院（部）+专业名称” 主题发送到邮箱365558653@qq.com。

七、本科新生领取档案袋时间：9月8-15日。地点：雁山图书馆9楼档案馆学生档案室（913、922办公室）。学生档案室分工及联系方式详见下表：

  请各学院（部）新生辅导员认真做好组织安排落实工作，保证新生档案归档建档工作顺利有效进行。

附件：

1.2023级新生档案材料归档范围、要求及移交归档时间表

    2.新生人事档案建档工作流程图

3.学生档案信息录入系统操作说明书（学院版）

                                                                                                                           档 案 馆

2023年9月8日